Как всё успеть и не сойти с ума? Методы тайм-менеджмента.

02.03.2021

Как часто вам кажется, что времени катастрофически мало и хочется, чтобы в сутках было хотя бы на пару часов больше? К сожалению, современный мир не даёт расслабиться ни на секунду. Дела копятся и копятся. Выбраться из горы задач и ощущения нехватки времени поможет планирование или, так называемая система тайм-менеджмента. 

Тайм-менеджмент ― это система управления временем, которая помогает правильно организовать свои дела, чтобы быть максимально продуктивным. Управление временем ― это не суперсила, а набор методов, доступный каждому.

Технология тайм-менеджмент имеет три основных задачи:

  1. Рациональное распределение ресурсов (сил и времени).

  2. Повышение продуктивности.

  3. Организация отдыха.

Типы тайм-менеджмента

«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:

  • социальный, 

  • личный,

  • профессиональный.

Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.

Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям. 

Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени. Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых.

Эффективный тайм-менеджмент: основные правила

Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.

Ставьте чёткие цели 

Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.

Декомпозируйте

Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат. 

Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно. 

Расставляйте приоритеты

Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими. 

Личный тайм-менеджмент: как уделить время себе 

Если при профессиональном планировании важно распределить время максимально эффективно, личное время должно быть больше акцентировано на отдых. Уставший человек не сможет дать больших результатов ни в работе ни в саморазвитии. Мы дадим 4 важных правила, которых важно придерживается:

  • Разделяйте работу и дом. Часто бывает так, что люди берут недоделанную работу на дом или остаются активными в рабочих чатах даже после окончания рабочего времени. Так делать не нужно. Если вы неэффективны на рабочем месте, пересмотрите свой рабочие задачи. Возможно, вам стоит уделить внимание профессиональному тайм-менеджменту. Или обратитесь к руководителю, чтобы снизить рабочую нагрузку. Уставший работник ― плохой работник.

  • Планируйте свой отдых. Для здоровья человеку нужен свежий воздух, спорт и развлечения. Ходите в кино и походы, ездите на велосипеде и самокате. Активные и весёлые выходные дадут заряд на всю рабочую неделю.

  • Не принимайте рабочие звонки, почту и сообщения в мессенджерах в нерабочее время, особенно в отпуске. Освободите свою голову от рабочих процессов и потока информации. Только так можно по-настоящему отдохнуть. 

  • Не занимайтесь в свободное время только бытовыми задачами. Сидеть без дела ― это неплохо. Обязательно оставляйте себе время на чтение любимого журнала или просмотр развлекательных видео на Youtube. 

Методы тайм-менеджмента

Теперь расскажем, какие техники time-management существуют и как ими пользоваться. Мы создали для вас ТОП 10 самых популярных методов организации времени.

Матрица Эйзенхауэра

Эту технику придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Она позволяет разделить задачи на более приоритетные и менее приоритетные.

Разделите задачи на 4 категории:

  1. Срочные, важные. На эти задачи нужно выделять больше всего времени. Их нужно выполнять самостоятельно и как можно быстрее.

  2. Важные, несрочные. Выполнение задач этой категории даёт большой профит, но с их выполнением необязательно торопиться. Этот вид задач самый комфортный.

  3. Срочные, неважные. Выполнение таких задач желательно делегировать. Они не приносят пользы и при этом занимают много времени, которое можно было потратить на задачи из первых двух категорий.

  4. Неважные, несрочные. Такие задачи вообще стоит вычеркнуть из своего списка дел.

После того как вы составили рейтинг дел, которые нужно выполнить, распределите их по дням так, чтобы не перетруждаться. Сделать это вам поможет следующий метод.

1-3-5

В день нужно сделать 1 крупное задание, 3 средних и 5 мелких. Например:

  • Крупное дело ― написать один большой отчёт;

  • Средние дела ― купить продуктов на неделю, поменять шины на автомобиле, сделать флюорографию;

  • Мелкие дела ― помыть микроволновую печь, записаться на массаж, приготовить ужин, запустить стирку, забрать онлайн-заказ.

Таким образом у вас не накапливаются мелкие дела, которые так или иначе нужно сделать и нагрузка на день распределяется равномерно.

Канбан

Канбан ― это система организации рабочего процесса. Этот метод поможет отслеживать, какие дела вы сделали, а какие дела ещё ждут вас в будущем. Метод подойдёт как для целых рабочих команд, так и для профессиональных и личных задач.

Для этой технологии можно по старинке использовать доску и стикеры или использовать программы (Trello, Kaiten, JIRA). Создайте три столбца: «Сделать»,«В работе», «Готово». Каждую задачу напишите на отдельном стикере. Как только вы начинаете делать задачу, перемещайте её в столбец «В работе» и далее в «Готово». Столбцов может быть больше или они могут иметь другие названия. Главное ― удобство и понятность.

Принцип трёх дел

Этот метод похож на принцип 1-3-5. Он заключается в том, что вы должны выбрать 3 важных дела на день и сосредоточится на них.

Такая техника подойдёт тем, кто не может постоянно переключаться на разные задачи. Она позволяет не растрачивать свои силы на мелкие дела.

Fresh or Fried

Fresh or Fried (свежий или жареный). К сожалению, наш мозг не может работать постоянно на максимуме. Утром после продолжительного отдыха он «свежий» и готов к работе. К вечеру он устаёт, становится «жареным» и работает уже не так эффективно. При планировании своих дел нужно учитывать эту особенность. 

Сложные дела и те дела, которые не хочется делать, нужно планировать на утро, пока мозг «свежий». Мелкие и лёгкие ― оставлять на вечер. Так вы будете выполнять больше дел в день и при этом меньше уставать.

Метод автофокуса

Эффективная организация времени – это не только баланс между сложными и лёгкими задачами, но и внимание к своему внутреннему распорядку дня. Прислушиваться к себе предлагает метод автофокуса. Он подойдёт представителям творческих профессий. Если в предыдущих методах мы говорили, что нужно приоритезировать задачи и на основании полученного списка планировать свой день, то это противоположная система. Здесь нужно отталкиваться от зова сердца. Напишите список дел и посмотрите, чем вы сегодня хотите заниматься. Может, вы сегодня готовы написать интересную статью или готовы посвятить день общению с клиентами и заказчиками. Когда мы делаем то, что хотим, погрузиться в дело проще. Не нужна дополнительная мотивация. Из-за этого дело выполняется быстрее. 

Этот метод не подойдёт людям, чьи задачи имеют короткие сроки и есть много внешних обязательств.

Система Тима Ферриса

Тим Феррис говорит, что для продуктивного дня не нужно много работать. Главное — уметь концентрироваться. Нет смысла сидеть над заданием несколько часов, растягивая свою деятельность. Потрудитесь с полной отдачей всего 20% рабочего времени, а остальное время потратить на другие, более простые дела. Таким образом, вы выполните не только сложную задачу, но и несколько мелких, при этом получите меньше стресса. 

Метод Pomodoro

Метод Pomodoro очень похож на систему Тима Ферриса. Когда-то молодой Франческо Чирилло готовился к экзаменам. Это непосильная задача для любого студента, особенно если за окном лето. Чтобы заставить себя готовиться, он взял таймер в виде помидора, который стоял у него на кухне, и сказал: «Я засекаю 25 минут. За это время я должен выучить один вопрос. После этого я могу отдохнуть 5 минут». Когда твоё время ограничено, то легче сконцентрироваться на деле. Также вы сможете контролировать, сколько времени вам нужно на определённый тип задачи. 

Подобный таймер можно установить на компьютер. Например, можно установить расширение Pomodoro. Всего за один клик можно включить таймер. После окончания 25 минут с помощью звукового сигнала приложение напомнит вам, что пора отдохнуть.

Метод «90 на 30»

Ещё один метод, основанный на максимальной концентрации, ― метод «90 на 30». Вы плотно работаете над задачей 90 минут и 30 минут отдыхаете. Далее цикл повторяется. Важно, что в первые 90 минут вы делаете сложную задачу, а далее переходите к средним и лёгким.

Метод «Найденное время»

Если вам неудобно досконально планировать все свои дела, вы можете запланировать только самые крупные. Отдельно напишите себе список мелких дел, на которые нужно не больше 15-20 минут. Как только вам надоест делать основные задачи, вы можете выполнить любое мелкое дело, которое входит в список. Таким образом вы одновременно отдохнёте за счёт переключения внимания и выполните другое дело, которое тоже может принести хороший результат. 

Книги о тайм-менеджменте

  1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;

  2.  «Тайм-менеджмент». Автор Брайан Трейси;

  3. «Делай меньше. Как избавиться от желания всё успеть». Автор — Фергус О’Коннел;

  4. «Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели». Автор — Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза;

  5. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Автор — Реджина Лидс;

  6. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Автор — Глеб Архангельский.

Чак Паланик в книге «Уцелевший» писал: «То, что мы называем хаосом — это всего лишь закономерности, которые мы не сумели распознать». Даже если вам кажется, что ваш рабочий процесс невозможно организовать, попробуйте. Напишите список важных задач, оставьте время на незапланированные задачи и обязательно выделите время на отдых. Вы увидите, что никакого хаоса нет, а есть только время, которое вы использовали неэффективно.