Разделяй и властвуй. Что такое декомпозиция цели и как ей правильно пользоваться

Что значит декомпозиция

Что такое декомпозиция? Декомпозиция ― это разделение большого объекта на маленькие части. 

Работу декомпозиции можно показать на примере подготовки танцевального номера. Хореограф не может просто показать танец и ждать, что танцоры его сразу же запомнят и повторят. Это невозможно. Чтобы танец запомнился, хореограф делит его на комбинации (небольшие танцевальные кусочки). Каждая комбинация, в свою очередь, делится на отдельные движения. И вот, вся танцевальная команда сначала учит движения, затем всю комбинацию и потом пробует всё это под музыку. Как только комбинация освоена, команда переходит к следующей. В итоге получается целый танец. 

Метод декомпозиции можно применять где угодно. Любую цель можно разделить на несколько мелких задач и значительно облегчить процесс её выполнения.

Для чего нужна декомпозиция целей

• Подготовить пошаговый план действий. Особенно это применяется в планировании бизнес-процессов. Чтобы вся команда работала слаженно и бизнес шёл в гору, нужно распределить обязанности. 

• Упростить задачу, чтобы избежать прокрастинации. Прокрастинация ― это проблема многих современных людей, ведь вокруг много развлекательного контента, интересных дел, из-за которых никак не хочется переходить к сложным задачам. Однако, если большую цель разделить на несколько маленьких, взяться за неё будет не так сложно. Например, представьте, что вам нужно написать книгу страниц на 300. Как взяться за такое дело? Поставьте себе цель каждый день писать по 1 странице. Согласитесь, это выглядит не так уж пугающе.        

• Оценить осуществимость цели. Когда вы будете разделять задачу на части, вы можете увидеть сложности, которые были незаметны. Из-за этих сложностей реализация цели может быть под угрозой.  

• Оценить ресурсы. Например, вы хотите открыть уютную кофейню в центре города. Вам нужно будет арендовать место, нанять персонал, закупить технику для варки кофе, купить столы, стулья, декор, форму для персонала, подготовить меню. При декомпозиции вы увидите, сколько примерно понадобится ресурсов для цели. Если вы вовремя заметите, что у вас нет на это денег, сможете скорректировать бизнес-план так, чтобы цель стала досягаемой. Например, в нашем случае можно подумать об открытии кафе немного дальше от города, тем самым сэкономить на аренде.  

Принципы постановки цели и задач

Чтобы правильно поставить цель или задачу, нужно придерживаться нескольких принципов. 

Методику правильной постановки целей назвали SMART, по первым буквам принципов. Итак, правильная цель/задача должна быть:

• S — конкретной (Specific). Задача не должна быть выражена абстрактными формулировками. Например, вы готовите вечеринку ко дню рождения. Один из пунктов вы назвали «Подготовить помещение к вечеринке». Из такой формулировки точно непонятно, что нужно делать. Куда точнее, будут звучать формулировки «Сервировать стол», «Оформить фотозону», «Сделать фруктовую нарезку»; 

• M — измеримой (Measurable). У вас обязательно должна быть возможность посчитать результат. Например, вы решили заниматься спортом. Вы хотите делать некоторое количество шагов в день. Чтобы цель была поставлена правильно, укажите, сколько точно шагов вы должны сделать в день, например 10 тыс.;

• A — реально достижимой (Achievable). «Хочу быть президентом!» ― говорите вы. Хороша цель, но достижима ли она? Если вы уже участвуете в политических проектах и известны в этих кругах, это ещё возможно. А если вы решили это неожиданно и хотите за пару лет добиться такого положения, скорее всего, у вас ничего не получится;

• R — значимой (Relevant). При декомпозиции цели важно, чтобы задача была не слишком маленькой. В результате вы должны получать ощутимые изменения;

• T — ограниченной по времени (Time bound). При планировании обязательно устанавливайте сроки каждой задачи, иначе продвижение к цели может сильно затянуться.

Ещё подробнее об этой теме вы можете прочитать в нашем блоге в статье SMART-система, или как поставить правильную цель.

Виды декомпозиции

Декомпозиция задачи бывает:

• горизонтальной,

• вертикальной.

При горизонтальной декомпозиции задачи разбиваются по типу работы, которую нужно сделать. По сути, это традиционный вид декомпозиции, когда есть цель и мы продумываем шаги, как её достичь. При этом параллельность некоторых работ не учитывается. 

Чтобы показать как это работает, представим, что вы создаёте сайты. При создании сайта нужно сделать настройку 3-х элементов: фронтенд, бэкенд, базы данных. При горизонтальном подходе одна задача касается бэкенда, вторая — фронта, а третьей занимаются специалисты по базам данных. 

Этот подход плох тем, что при выполнении одной задачи не получается рабочий функционал. Команде бэкенда нужно ждать, пока их дело закончит фронтент. Если декомпозиция проекта применяется в рамках бизнеса, будет трудно показывать продвижение к цели заказчикам, да и самим выполненная задача не будет давать удовлетворение, так как её нельзя «потрогать». Из-за этого недостатка горизонтальную декомпозицию используют редко.

Вертикальный подход подразумевает, что над одной задачей могут работать несколько специалистов, но итог должен быть осязаем. 

Если снова вернуться к нашему примеру, результатом выполненной задачи является готовый функционал: он прошёл все стадии (бэкенд, фронтенд, базы данных). Теперь новый продукт можно проанализировать, протестировать, показать заказчику и получить фидбек. 

Но не думайте, что это работает только в рамках менеджмента IT-команд или маркетинга. Например, вы решили выучить английский язык. Вы можете применить горизонтальный метод. Ваши задачи будут выглядеть так:

1. Выучить грамматику.

2. Выучить 20 000 слов.

3. Научиться писать.

4. Научиться говорить.

Вы понимаете, что таким образом язык не изучается. Вы изучаете каждый из представленных пунктов одновременно. Вы берёте тему, изучаете в её рамках слова, сразу же пытаетесь их произносить и писать. Используя новые слова, вы пытаетесь складывать предложения, параллельно изучая грамматику. А это уже вертикальный подход. Поэтому специалисты советуют использовать именно его. 

Недостатки декомпозиции

У метода декомпозиции есть несколько недостатков, которые стоит учитывать: 

Метод не учитывает форс-мажоры. Внешние факторы (социальные, экономические, малая продуктивность исполнителей) могут внести значительные изменения в идеально продуманный план.

Не учитывается человеческий фактор. Метод декомпозиции можно применять в разных сферах и иногда человеческий фактор может серьёзно повлиять на выполнимость задач. Помните, выше мы приводили пример с написанием книги? С технической точки зрения, написать одну страницу кажется не так уж и трудно, но написание произведения требует от человека не только усидчивости, но и творческого порыва. Встав однажды утром, сидя у ноутбука, вы можете осознать, что вы не понимаете, о чём писать. Мысли разбредаются и никак не собираются в историю. Именно в этот момент план может развалиться, потому что теперь нужно искать вдохновение. 

Не даёт найти более эффективные пути решения задачи. Этот недостаток особенно ощущается в командной работе, где действия одной команды влияют на задачи другой. Если одна команда найдёт альтернативный путь решения проблемы, это полностью порушить план действий других команд. Чтобы не доставлять неудобства коллегам, чаще всего все стараются придерживаться намеченного пути, но при этом теряют другие возможности.  

Декомпозиция процесса: как делать схемы онлайн

Если ваша команда всё время находится в одном помещении, можно использовать настенные доски или флипчарты. Когда план всегда висит перед глазами, работники более мотивированы на работу и не нужно делать лишних движений, чтобы посмотреть, что делать дальше. Но всё чаще случается так, что члены команды в лучшем случае в разных кабинетах, а иногда и в разных городах. В этом случае офлайн-схемы не подойдут. К счастью, сейчас для визуализации задач куча сервисов. Для работы с ними не нужно быть художником. В них уже есть готовые шаблоны элементов. Пользователю достаточно только выбрать необходимые элементы.  

Чаще всего для декомпозиции задач используют метод интеллект-карт. К слову, о Mindmap, правилах и сервисах для их создания мы говорили в статье в нашем блоге. 

Итак, визуализировать цель и декомпозировать её вам помогут следующие сервисы.

Miro ― интерактивная доска для удалённой совместной работы. Внутри сервиса есть возможность текстового, голосового или видеочата. Все действия на доске можно просматривать в реальном времени. Чтобы видеть, что показывает ваш собеседник, в приложении есть функция отслеживания курсора.

В Miro можно использовать различные медиа-файлы: картинки, PDF-файлы, документы из Google Drive и YouTube-видео. На доске можно строить схемы, выделять важные мысли маркерами, лепить стикеры. 

Lucidspark ― это тоже виртуальная доска, прямой конкурент Miro. Вообще, это часть целого семейства программ: Lucidspark, LucidChart, Lucidchart Cloud Insights. Все эти сервисы синхронизируются, благодаря чему работа с сервисами даёт больше возможностей. LucidChart отвечает за создание схем и диаграмм, которые можно потом перенести на интерактивную доску. Lucidchart Cloud Insights — сервис для автоматического выстраивания архитектуры, схем и диаграмм с помощью уже имеющихся данных из AWS, GCP и Microsoft Azure. Кроме функционала, который есть в Miro, в Lucidspark есть интеграция с Jira, Slack, сервисами из Google Workspace и другими, а также корпоративный уровень безопасности документов и рабочих пространств. 

Draw.io — это более простой инструмент, в отличие от первых двух. Это сервис для создания диаграмм, блок-схем, интеллект-карт и т. п. Однако в нём можно использовать документ совместно с другими пользователями, что также превращает этот инструмент в интерактивную доску. Только не хватает чата. Огромным плюсом программы является десктопная версия, которая поддерживается на операционных системах Windows, MacOS и Linux.

MindMeister — инструмент, похожий на Draw.io. Он ориентирован на создание интеллект-карт и схем, однако возможность совместной работы над документом позволяет разрабатывать этапы любых действий, например продаж. Есть множество шаблонов на все случаи жизни.

Как вы видите, декомпозиция цели — это несложно, однако из-за таких небольших методик и строится настоящий бизнес. Научиться сложным формулам расчёта прибыли, выстраиванию корпоративной культуры, инновационным методам привлечения пользователя можно, но если вы не умеете на базовом уровне организовывать свою работу и работу команды, ни один сложный инструмент не даст вам больших результатов.