Помощник исполнителя — бриф

Сейчас очень популярна тема аутсорсинга специалистов на разные задачи. Это экономит время и деньги компании. Однако для хорошего результата важно наладить коммуникацию между заказчиком и исполнителем. Если исполнитель неправильно поймёт задачу, результат может не понравиться заказчику. Особенно необходимо налаживание коммуникации в творческих направлениях, таких как создание и продвижение сайтов, подготовка рекламных и PR кампаний, дизайн и копирайтинг. Помочь разобраться в хотелках заказчика может помочь бриф. В этой статье мы и поговорим, что такое бриф и как с ним работать.

Что такое бриф

Некоторые бизнесмены могут столкнуться с просьбой заполнить бриф. Что значит заполнить бриф? Бриф (brief – резюме, инструкция, сводка) ― это документ, заполняемый заказчиком на начальном этапе сотрудничества. В нём прописывают контекст, в котором существует компания, примерные задачи проекта, разбирают возможные технические нюансы. Иногда брифом называют опросник, который готовит потенциальный исполнитель, а иногда – уже заполненный заказчиком документ.

Если сказать проще, бриф состоит из вопросов от исполнителя, которые заполняет заказчик. Вопросы задаются в соответствии с проектом, который планируется. Вот представьте, хотите вы сделать сайт для своего магазина одежды. Сайт может быть дорогой и дешёвый, яркий или сдержанный по цветовой гамме, с личным кабинетом для пользователей или нет. Параметров много, и исполнитель не может читать мысли владельца бизнеса.

Чаще всего бриф занимает 1-2 страницы А4. Все ответы на вопросы должны описываться кратко.

Зачем нужен бриф:

• ознакамливает всех участников проекта с контекстом,
• перечисляет основную информацию, которая важна для проекта,
• экономит время обеих сторон,
• отсекает заказчиков, которые не заинтересованы в выполнении работы,
• создаёт коннект между заказчиком и исполнителем.

Кто должен готовить бриф

Точного ответа на этот вопрос нет. Сама организация-заказчик может создать бриф для проекта и разослать в разные агентства. Проанализировав бриф, каждая компания сделает своё предложение по цене и скорости работы. В зависимости от предложений можно будет выбрать подходящего работника. Может случиться так, что потенциальный исполнитель вообще откажется от задачи, так как у него нет компетенций на выполнение некоторых требований. Такое часто случается с производителями сайтов. Сайт можно сделать на CMS или полностью кодом. Не все компании специализируются и на том и на другом. Некоторый функционал невозможно сделать на CMS, поэтому вам смогут помочь специалисты по работе с кодом. Как видите, такой способ использования брифа позволит ускорить и облегчить поиск работников. Позже исполнитель может задать дополнительные вопросы и расширить бриф.

Также бриф может быть инициирован исполнителем. Ещё до обсуждения стоимости работ и подписания договора о сотрудничестве организация-исполнитель подготавливает список интересующих их вопросов. Это своеобразная анкета для клиента. Опросник отправляется заказчику. На основе брифа оговариваются этапы работы, время выполнения и стоимость проекта.

Оба варианта хороши. И на практике используются одинаковое количество. Выбор подготовки брифа зависит от вида работ. Например, бриф статьи, иллюстрации или видео чаще подготавливается самим заказчиком. Специалисты по созданию сайтов, рекламных кампаний и SEO-продвижению предпочитают подготавливать свои брифы. Эти направления требуют решения многих технических вопросов, о которых заказчик может не знать. Поэтому в их случае эффективнее самим создавать опросник.

Виды брифа

Можно разделить бриф на маркетинговый, рекламный, дизайнерский и др. То есть по виду проекта. Но в этом нет особого смысла, так как их структура во многом не отличается. Куда важнее понимать, что бриф может быть:

• письменный (на отправку клиенту),
• брифинг, или бриф для созвона или личной встречи.

В письменном брифе больше вопросов. Предпочтение отдаётся закрытым формам. Это позволяет отвечающему однозначно понять вопрос. Также, если вопрос требует технических знаний, варианты ответа направят отвечающего. Он с лёгкостью сможет погуглить.

В брифе при личном общении вопросов меньше. Это получается за счёт того, что многие вопросы открытые и общие. Конкретика выясняется в процессе общения.

Выбор вида брифа зависит от сложности проекта. Например, при создании интернет-магазина или при планировании маркетинговых стратегий целесообразнее созвониться с клиентом, так как вопросов может быть очень много и ответить на них в устной форме будет быстрее.

Чем отличается ТЗ от брифа

Бриф и техническое задание ― в корне разные документы. Перечислим отличия:

1. Разная цель. Бриф помогает познакомиться исполнителю с желаниями заказчика. ТЗ фиксирует чёткие задачи, которые должен выполнить исполнитель.
2. На каком этапе составляется документ. Бриф составляется в самом начале обращения заказчика. С этого начинается обсуждение желаемого результата. ТЗ составляется прямо перед началом выполнения работ. Это конечный этап обсуждения требований.
3. Юридическая сила. Если ТЗ было правильно оформлено и прикреплено к договору, оно имеет юридическую силу. То есть, если исполнитель не выполнил какие-либо обязательства, заказчик вправе обратиться в суд. Бриф не может иметь юридической силы, так как в нём нет никакой конкретики по требованиям к исполнителю.
4. Детальность проработки. Чаще всего бриф состоит из 1-2 страниц. ТЗ ― объёмный документ, он может состоять из нескольких десятков страниц.
5. Кто готовит. Обычно ТЗ готовит исполнитель, а заказчик согласовывает. Заказчик не всегда знает нюансы работы, особенно если это касается технических задач. Следовательно, не может создать правильное ТЗ. Бриф всегда заполняется заказчиком. Аутсорсер может только  подготовить некоторые вопросы.

Как правильно составить бриф. Структура брифа

Что такое бриф для клиента

Проекты бывают разные, с разным набором задач, поэтому единой формы брифа нет. Мы расскажем об основных элементах, которые нужны в любом подобном документе.

Основные элементы брифа:

1. Информация о компании. Любой бриф начинается с описания организации, которая обращается за услугами. Вкратце нужно описать, чем занимается организация, какой у неё ассортимент товаров или услуг.
2. Позиционирование, УТП и ЦА. В каком ценовом сегменте работает компания. На какую аудиторию работает. Какие идеи несёт в массы. При описании целевой аудитории желательно указать не только гендерную спецификацию и возраст, но и более глубокие особенности — портрет аудитории, покупательское поведение, интересы, где обитает ЦА (конечно, если вы не заказываете услугу по анализу аудитории).
3. Описание проблемы. Обращению за услугами всегда предшествует какая-либо причина. Возможно, офлайн-магазин стал давать меньше прибыли и вы хотите попытать счастье в онлайне. Ваша аудитория не доверяет вам или не замечает вас. Для этого вы хотите сделать ребрендинг. Опишите, почему вы решили сделать что-то новое.
4. Описание ваших конкурентов. Это позволит исполнителю лучше ориентироваться в вашем позиционировании, а также поможет вам самим выявить свои сильные и слабые стороны.
5. Цель. Это важный элемент для маркетинговых кампаний. Исполнитель должен точно понимать, к какому результату он должен стремиться. Например, вы хотите увеличить количество посетителей на 30% или  улучшить воронку продаж.
6. Бюджет. Очертите круг финансов, который вы можете себе позволить. Это поможет исполнителю понять, готов ли он браться за работу, будет ли она ему выгодна. Если заказчик предлагает маленькую сумму, исполнитель может предложить способы удешевить проект.
7. Сроки выполнения работ. Как быстро вы хотите получить результат.
8. Ограничения. У каждой организации есть правила и бэкграунд, который может повлиять на работу аутсорсера. Если вы заказываете контент, то нужно будет сказать о брендбуке или редполитике. При заказе сайта и приложений вы можете дать требования к коду.
9. Референсы. Проще всегда показать, о чём говоришь, на примере. Если вы заказываете фотосессию, можно показать уже готовые работы, похожие по стилю. При заказе сайта можно приложить списки понравившихся ресурсов.

Остальные вопросы задаются в зависимости от вида работ. Если вы готовите офлайн-мероприятие, нужно спросить про желаемые локации. При создании брендбука нужно спросить, в каком формате он будет представлен.

Ошибки составления брифа

Сложные вопросы. Старайтесь разделять крупные вопросы на несколько маленьких. Сложные вопросы могут отпугнуть заказчика или он заполнит анкету не полностью.

Нет обратной связи после заполнения брифа. После заполнения брифа, вполне возможно, появятся новые подробности и новые вопросы. Не бойтесь уточнять у клиента новые моменты и дополнять бриф после его заполнения. Лучше поздно, чем никогда.

Вопросы построены нелогично. Не перепрыгивайте с темы на тему и не начинайте вопросы сразу со сложной аналитики. Постарайтесь расположить близкие вопросы рядом. Начинайте с лёгких вопросов и заканчивайте более глубокими. Конечно, на 100% сделать это не получится, но всё же большая часть брифа должна быть такой.

Потренируемся писать бриф для заказчика

Поставим себя на место создателей сайта и попробуем подготовить вопросы для брифа, который должен будет заполнить заказчик.

1. Немного о компании. Расскажите, чем занимается ваша организация.
2. Какова ЦА вашей продукции. Опишите подробный портрет вашего покупателя.
3. В чём преимущества вашего продукта? Чем вы отличаетесь от остальных производителей?
4. Кого вы считаете своими конкурентами?
5. Для чего создаётся сайт: продажи, информирование, профессиональный форум и другие виды?
6. За какой период нужно подготовить сайт?
7. Сколько денег вы планируете потратить на разработку сайта?
8. Есть у компании фирменный стиль? Если да, приложите ссылку на брендбук или другие документы о фирменном стиле.
9. Какой обязательный функционал должен быть на сайте?
10. Пожелания по цветовой гамме сайта.
11. На каких языках планируется делать сайт?
12.  Дайте ссылку на 3-5 сайтов, которые вам особенно нравятся. Напишите, почему каждый из них вам нравится (функционал, дизайн, удобство).
13. Пожелания по сайту: расположение блоков, место для баннеров и т. д.
14. Дополнительные пожелания.

Бриф сделать легко, однако он очень помогает на начальном этапе взаимодействия двух организаций. Заказчика он заставляет уделить время продумыванию того, что он хочет видеть. Исполнитель может быстро погрузиться в задачу. Отказываясь от заполнения брифа, заказчик рискует получить результат, который ему не понравится. Сроки выполнения будут сорваны, а исполнителям придётся всё переделывать. Если вы исполнитель, всегда уговаривайте заказчика заполнять бриф. Не заставляйте себя делать двойную работу.